Meer gedaan krijgen in minder tijd; 13 time management tips

Home Inspiratie Meer gedaan krijgen in minder tijd; 13 time management tips

In de tijd waarin technologie steeds meer betekenis krijgt, heeft dat als gevolg dat er meer tijd verloren gaat en we als ondernemer, manager of medewerker steeds meer tijdsdruk voelen.

Heb jij je time management onder controle, dan heeft dat als gevolg dat je minder stress ervaart, meer taken kunt afronden, meet tijd over hebt voor leuke dingen, meer ontspanning hebt in je leven en dat je je leven meer in balans hebt. In dit artikel lees je 13 tips waardoor jij efficiënter met je tijd om kunt gaan.

De invloed van social media

Je gaat ‘even’ op facebook kijken, want je krijgt een melding dat een vriend(in) wat heeft gepost, vervolgens scroll je naar beneden en wordt je geleid naar een nieuwsbericht die je heel graag wilt lezen. Voor je het weet ben je alweer een kwartier verder. Je zult jezelf vast wel herkennen in dit verhaal, je bent niet de enige die hier last van heeft.

Social media kost enorm veel tijd en dat is ook niet apart. De apps zijn zo ontworpen dat het verslavend is, het rode bolletje met cijfertje, de meldingen, de geluidjes, de trillingen, alles is erop gebouwd om je aandacht te trekken.

Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde Nederlander ongeveer 1,5 uur per dag op social media zit. Volgens Gloria Mark, hoogleraar informatie aan de Universiteit van Californië en onderzoeker op het gebied van  digitale afleiding wordt onze aandacht elke elf minuten onderbroken achter de computer. Wanneer je dan eenmaal je focus echt kwijt bent, duurt het gemiddeld 23 minuten voordat je je focus weer terug hebt. Best schokkende cijfers he?

1. Analyseer je dagen

De eerste stap bij het efficiënter omgaan met je tijd is dat je bewust wordt van waar je op dit moment je tijd aan besteed.

Houd voor minimaal 1 week zo specifiek mogelijk je dag bij, nadat je je time management 1 week hebt bijgehouden, is het van belang om deze week te gaan analyseren. Welke taken kosten het meeste tijd en leveren het minste op (je tijdvreters)? Aan welke taken besteed je teveel tijd? Welke taken kosten je teveel energie? Zijn er taken die je ook kunt uitbesteden om zo deze tijd aan belangrijkere taken te kunnen besteden? Hoeveel onderbrekingen heb je op een dag, zoals telefoonmeldingen, vragen van collega, etc.?

2. Maak een plan

Je weet waar je tijdvreters liggen, waar je winst te behalen is en hoeveel winst er te behalen is. Nadat je dit inzicht hebt is het van belang om verschillende plannen te gaan maken, een plan per dag, per week, per kwartaal en per jaar. Dit heeft als gevolg dat je een duidelijk doel voor ogen hebt, een doel waar je elke dag voor uit je bed komt. Dit doel bestaat vervolgens uit allemaal kleine stappen.

3. Plan per jaar

Waar wil je over een jaar staan? Hoeveel omzet wil je hebben gedraaid? Hoeveel klanten wil je hebben geholpen?

Door een doel te hebben voor het aankomende jaar kun je dit doel opbreken in kleinere doelen die je per kwartaal, per week of zelfs per dag moet behalen om zo je jaardoel te kunnen behalen.

Je jaarplan zorgt voor overzicht in de korte termijn chaos.

4. Plan per kwartaal

Een jaarplanning is heel overzichtelijk en breed genomen, deze doelen lijken vaak ver weg te staan van jezelf. Daarom is het handig om de doelen van dit jaar op te breken in kwartalen. Wat moet je per kwartaal doen en behalen om uiteindelijk het jaar met succes af te sluiten?

Door per kwartaal een plan op te stellen heb je een doel op een kortere termijn en die niet zo ver weg ligt. Je behoedt jezelf van uitstelgedrag, wat een veelvoorkomend valkuil is bij het alleen opstellen van een jaarplan.

5. Plan per week

Nadat je je kwartaalplan hebt gemaakt is het van belang om deze op te delen in de korte termijn doelen om zo elke week een duidelijk overzicht te hebben van wat er nodig is om je kwartaaldoelen te behalen.

Naast dat je een duidelijk overzicht hebt is het net zo als bij de kwartaalplannen dat je taken minder zult uitstellen. Je ziet namelijk al hoe druk je bent en wat voor gevolgen het heef als je een taak uitstelt.

6. Plan per dag

Als ondernemer wordt je vaak meegenomen in de waan van de dag, om dit te voorkomen is het handig om duidelijk voor ogen te hebben wat je vandaag moet doen om deze dag succesvol af te sluiten.

Weten wat je vandaag moet doen om aan het einde van de week je weekdoelen te behalen zorgt voor een enorme productiviteitsimpuls en enorme stressverlaging.

7. Maak onderscheid in je taken

Elke taak is anders, de ene taak is belangrijk, de ander urgent, etc. Het is belangrijk om onderscheid te maken in de taken om zo te prioriteren welke taken op dit moment het belangrijkst zijn om de lange termijn doelen te behalen.

Als (startend) ondernemer heb je vaak de neiging om zo veel mogelijk ballen in de lucht te houden en  dit is vaak een valkuil voor vele (startende) ondernemers.

Door onderscheid te maken in je taken zal je je stressniveau enorm kunnen verlagen en daarnaast je productiviteit kunnen verhogen.

Eisenhower, 34e president van de VS, was hier een expert in. Zo is er een Eisenhower model ontwikkeld en daarbij draait het allemaal om het stellen van prioriteiten, het maken van beslissingen en het verschil tussen dringend en belangrijk.

Het Eisenhower model maakt onderscheid in 4 categorieën:

  1. Dringend en Belangrijk, dit zijn de taken die nu uitgevoerd moeten worden, omdat er anders (grote) problemen ontstaan.
  2. Belangrijk, maar niet dringend, dit zijn de taken die je inplant om later in de dag of week uit te voeren. Dit zijn vaak de meeste taken.
  3. Dringend, maar niet belangrijk, dit zijn de taken die nu gedaan moeten worden maar geen grote gevolgen hebben als ze niet worden gedaan. Deze taken moet je zoveel mogelijk delegeren.
  4. Niet dringend en niet belangrijk, dit zijn de taken die je weghaalt van je lijst.

Dit model helpt je in het verbeteren van je productiviteit, omdat je duidelijk voor ogen hebt wat je nu moet doen, wat je daarna moet doen en wat je echt niet kan vergeten om te doen.

8. Zeg vaker ‘nee’

Een valkuil voor veel mensen is dat ze te vaak ‘ja’ zeggen, waardoor ze een druk gaan voelen om alles af te krijgen. Leer daarom jezelf aan om vaker nee te zeggen, dit zal ervoor zorgen dat jij alleen aan taken gaat werken die prioriteit hebben en je je stressniveau verlaagt en je productiviteit verhoogt.

Zoals er hiervoor hebt gelezen is het belangrijk om prioriteiten te stellen, bij het stellen van prioriteiten zal je nee moeten zeggen tegen taken die je misschien wel wilt doen, maar die niet belangrijk zijn. Maak een selectief lijstje van maximaal 3 activiteiten die je echt moet doen.

Heb jij moeite met het selecteren van taken die prioriteit hebben, dan kun je een trucje toepassen van Vanessa Loder, expert bij Forbes. Stel je voor dat je morgen op vakantie gaat, je hebt nog maar tijd om 1 tot 2 taken af te ronden, welke taken zou je dan voor kiezen? Zet deze 2 taken op je lijst om zo snel mogelijk af te ronden en geef deze taken dus ook de prioriteit.

9. Maak gebruik van je ‘beste’ dagdeel

Elk mens heeft een dagdeel dat zijn concentratie het hoogst ligt, voor de meeste mensen is dit in de ochtend. In de ochtend heb je nog weinig prikkels gehad die je hersenen hebben moeten verwerken. Maar er zijn ook avondmensen die zich veel beter kunnen concentreren in de avond.

Volgens Dr. Steve Kay, professor van de Universiteit van Zuid-Californië kan je het best de taken die het meeste aandacht vergen aan het eind van de middag inplannen (als je op een normale tijd wakker wordt). Volgens zijn onderzoek is dan je lichaamstemperatuur en daarmee ook je concentratie en werkgeheugen op het hoogtepunt.

Verschillende onderzoeken tonen ook aan dat na het middageten en rond 2 uur je het minste concentratie hebt en een beetje slaperig wordt.

Wat ik hiermee wil zeggen is dat je de belangrijke taken die veel aandacht vergen moet inplannen in de tijden waar jij het meeste aandacht hebt. Zo rond je deze taak zo snel mogelijk af en in zo goed mogelijke kwaliteit.

10. Werk in blokken

Naast dat je je lastige taken bijvoorbeeld in de ochtend inplant is het ook heel handig om te werken in blokken. Je kunt gebruik maken van de pomodoro techniek, dit houd in dat je in blokken van 25 minuten werkt en daarna 5 minuten pauze neemt. Dit kun je voor 4 keer herhalen (2 uur), dan heb je een langere pauze nodig.

Als je aan taak moet werken die meer aandacht eist, dan is het aan te raden om in blokken van 50 minuten te werken en 10 minuten pauze te nemen.

11. Creëer één plek voor alles

Je hebt je mail waarin allerlei afspraken staan, daarnaast heb je nog een agenda, dan heb je nog een paar post-its op je muur hangen en je hebt nog je notities in je telefoon. In totaal zijn dit 4 plekken waar jij je taken en to do’s hebt staan, klinkt best chaotisch he?

Hoe zou het zijn als je al je afspraken, taken en to do’s op één georganiseerde en vertrouwde plek hebt?

Eén overzichtelijke plek, met duidelijke en concreet uitgeschreven taken, een plek waar je op vertrouwd, een plek die voor overzicht zorgt in de momenten van chaos en een plek waardoor jij geen afspraken meer vergeet. Deze plek geeft je rust in je hoofd, je hebt in deze plek een duidelijk overzicht van alle taken die je hebt staan, met daarin welke taken je prioriteit hebben.

Zorg ervoor dat je consistent aan deze lijst werkt. Een handige tool hiervoor is de app Notion, in deze app kan jij makkelijke overzichten maken, to do lijsten opstellen, etc.

12. Check social media en mail op vaste tijden

Zoals je eerder in dit artikel hebt gelezen is social media één van de grootste afleiders van de meeste mensen. Een andere grote afleider is je mail, je wilt nooit iets missen, dus je checkt telkens je mail. Elke keer dat jij je mail of je social media checkt verleg jij je aandacht van de taak die prioriteit heeft. Vervolgens duurt het gemiddeld 23 minuten voordat jij weer je aandacht terug hebt op de taak waar je mee bezig was.

Realiseer je je nu hoe veel tijd er verloren gaat door het constant checken van je mail en je social media? Maak daarom duidelijke afspraken, door bijvoorbeeld te zeggen dat als een medewerker echt iets dringends heeft, dat hij je dan moet bellen.

Check je mail en je social media dus op een aantal vaste tijden op een dag, hierdoor behoud jij je focus op de belangrijke taken. Wat ik zelf doe is me mail aan het begin van de dag checken en direct op alle mails antwoord geven. Vervolgens check ik het één keer overdag om 12 uur en daarna aan het einde van de werkdag om half 5. Verder ben ik alleen maar bezig met taken die prioriteit hebben, hierdoor krijg ik meer taken af in minder tijd.

13. Neem de juiste pauzes

Ieder persoon heeft pauzes nodig, het is onmogelijk om de hele dag geconcentreerd te werken. Uit onderzoek is gebleken dat ons brein na een periode van 90 tot 120 minuten overschakelt naar een lager stadium van allertheid. Daarom is het belangrijk om pauzes te houden, maar wel ‘echte’ pauzes.

Wat doe jij in je pauze? Check jij nog even je telefoon, luister jij een podcast of kijk je nog een YouTube video? Dit doen namelijk de meeste mensen, want ‘niets’ doen is verspilde tijd.

De hele dag krijg jij prikkels binnen, deze prikkels moeten je hersenen verwerken en dit kost energie. Wanneer jij je voor 1 tot 2 uur hebt gefocust, moet je brein rust krijgen. Ga jij vervolgens een podcast luisteren, dan krijgt je brein nog steeds geen rust en is het nog steeds prikkels aan het opnemen en verwerken. Het is dus belangrijk om in je pauze echt niets te doen, ga een paar minuten uit het raam staren, loop een stukje, zorg dat je brein geen tot zo weinig mogelijk prikkels hoeft te verwerken. Je brein laadt zich in deze tijd op om vervolgens daarna weer gefocust aan het werk te kunnen.

Wil jij een productiever team, dat meer gedaan krijgt in minder tijd, dat werkt met meer plezier en dat uiteindelijk meer winst oplevert?

Neem dan contact op met ons!

Contact opnemen
  • Artikel delen

  • Share to inspire.

Lees ook