Samenwerken op afstand: ontdek de ervaringen en lessen in de praktijk

Home > Inspiratie > Samenwerken op afstand: ontdek de ervaringen en lessen in de praktijk

Samenwerken op afstand, niet altijd even makkelijk in deze tijd. Hoe zorg je dat je goed blijft samenwerken terwijl iedereen vanuit huis werkt? Om goed antwoord te geven op deze vraag namen we contact op met Christiaan Slierendrecht, één van de oprichters van Jij Online.

Dit B2B online marketing bureau helpt organisaties ‘digitaal volwassen’ te worden. Dat doen zij met een kernteam van 9 medewerkers en een team van strategische partners en freelance specialisten die normaliter vanuit het kantoor in hartje Utrecht werken. Maar vanaf half maart werkt iedereen vanuit huis.

Hoe weten zij effectief samen te werken? Hoe zorgen ze voor voldoende verbinding en de juiste afstemming? Wij gingen (via Zoom) in gesprek met Christiaan om te horen hoe hij samen met zijn team in deze tijd effectief weet samen te werken op afstand.

Als online marketingbureau waren jullie vast snel in staat om jullie werk op afstand uit te voeren?

‘We waren ook voor de corona uitbraak inderdaad al in staat om een groot deel van ons werk digitaal en remote uit te voeren, maar de eerste weken van de uitbraak hebben wel gezorgd voor een pressure cooker en versnelling in ons leerproces omtrent ‘remote working’. We hebben onze manier van werken en de samenwerking met elkaar en met klanten moeten aanpassen.’

Wat hebben jullie aangepast om de samenwerking te behouden?

‘100% digitaal communiceren vraagt om een aantal basisregels die net even een ander accent hebben dan wanneer je bij elkaar in een ruimte zit. Naar elkaar luisteren en elkaar laten uitpraten is wat mij betreft in offline communicatie al een must, maar in online communicatie is het een noodzaak.

Je kunt dit doen door een duidelijke verwachting uit te spreken richting je team en klanten over wat je wil behandelen tijdens een sessie en wat de uitgangspunten zijn.’

Gebruiken jullie nog specifieke tools om effectief te samenwerken op afstand?

‘Bellen via video deden we al, maar uiteraard doen we dat nu veel intensiever. Het gros van onze video communicatie verloopt via Google Hangouts, aangevuld met Zoom, MS Teams en Whereby. Maar in alle eerlijkheid ontbraken inderdaad ook nog enkele online tools om ons werk ook echt efficiënt te houden.’

Kun je de beste tools om op afstand samen te werken met ons delen?

Slack (communicatie)

‘Waarom wij niet eerder zo intensief gebruik maakten van Slack als nu is me eerlijk gezegd een raadsel. Nou, waarschijnlijk omdat de echte noodzaak ontbrak. De eerste dag waarin we collectief aan thuiswerken waren over geleverd hebben we een structuur opgetuigd in slack die 90% van het interne email verkeer heeft vervangen. Met als direct gevolg dat we een groot deel van onze communicatie in werkprocessen hebben weten te stroomlijnen.’

Loom (uitleg en feedback geven)

‘In ons vak is het fijn als je even naast elkaar kunt gaan zitten om op het scherm uitleg te geven of feedback te vragen. Dat kun je natuurlijk op afstand ook doen via het delen van je scherm, maar dat komt niet op ieder moment precies uit voor de ander. Je kunt elkaar simpelweg niet continu lastig vallen met nieuwe briefings, feedbackvragen of uitleg. Je moet daar een bewust moment voor creëren op een moment dat het ook uitkomt voor jezelf en de ander. De video capturing tool Loom helpt ons daar perfect bij.’

Christiaan vervolgt: ‘Even feedback vragen op een ontwerp of concept? Met Loom schiet je binnen een handomdraai een persoonlijke video en genereer je een video link die je vervolgens met je team (via het relevante Slack channel) deelt. Op die manier kun je processen in stapjes blijven afronden, zonder dat je direct afhankelijk bent van de beschikbaarheid van een ander.’

Miro (processen & workshops)

‘Met goede oplossingen voor communicatie, uitleg en afstemming kom je een heel eind. Maar er mist een cruciale factor voor ieder creatieproces: visualisatie. Offline kun je met handen, voeten, flippovers en post-its veel sneller tot de kern van dingen komen, brainstormen en laten zien hoe verschillende onderdelen, doelen en visie zich tot elkaar verhouden. Op afstand ontbreekt deze cohesie al snel en wordt je overladen met losse stukjes informatie en wellicht nog meer afleidingen dan je al gewend was.’

‘Miro is een tool waarmee je processen kunt visualiseren, roadmaps kunt maken en zelfs complete brainstormsessies online kunt faciliteren. Met Miro orden je gedachten en maak je ze ook nog eens op een laagdrempelige manier overdraagbaar.’

Hoe vaak heb je online afstemming met je hele team?

‘Bij ons is het aantal contacten toegenomen, zeker in het begin. Zo was ons ideale standup ritme normaal gesproken 3 keer in de week: maandag vooruitkijken, woensdag inchecken en vrijdag terugkijken. In een 100% remote setting hebben we dit ritme verhoogd naar dagelijkse standups. Hierdoor was iedereen altijd op hoofdlijnen op de hoogte van de ontwikkelingen, maar de frequentie kan uiteraard per organisatie verschillen. Bij ons nam hierdoor het aantal losse contactmomenten af en konden we effectiever samenwerken.’

Christiaan vervolgt: ‘Daarnaast hadden wij op kantoor op vrijdag altijd een weekly review; op vrijdag aan het einde van de middag terug kijken op de week. Niet zozeer op inhoud, maar op hoe je gevoel bij de week was, wat er goed ging en wat er volgende week beter kan.

Wij hebben ervaren dat nu we op afstand samenwerken het nóg belangrijker is om deze review wekelijks in te bouwen. Iedereen zit in een andere (thuis) situatie en een moment van open reflectie en communicatie vormt hierin een krachtige manier om echt met elkaar in contact te blijven.’

Heb je nog een laatste tip voor collega ondernemers die ook samenwerken op afstand?

‘Ik heb nog 2 tips op basis van mijn ervaringen.’

‘Ook in deze tijd hebben wij mensen aangenomen, maar het inwerkproces is niet makkelijk nu we 100% op afstand werken. Je komt er snel genoeg achter wanneer er gaten in de uitwerking en documentatie van kernprocessen zitten. Een goede en toegankelijke documentatie van belangrijke werkinstructies en stappenplannen is dus wezenlijk.

Zonder deze bouwstenen loop je het risico dat een team als los zand aan elkaar hangt en er inefficiëntie ontstaat. We gebruiken verschillende manieren en tools om processen en documentatie nu nog beter te borgen en overdraagbaar te maken. Daarvoor maken we gebruik van een interne toolbox en gebruiken we nu Miro als tool om processen te visualiseren en inzichtelijk te maken.’

‘Mijn tweede tip gaat over het agile werken op afstand. Wij waren al gewend om agile te werken met sprints en focusblokken voor bepaalde klanten of campagnes. In een fysieke omgeving werkt dit enorm goed omdat je letterlijk de koppen bij elkaar steekt en energie bundelt binnen een bepaalde case.

Dit is iets wat we enorm hebben gemist in het samenwerken op afstand. Er ontbreekt letterlijk een extra dimensie die normaal gesproken extra creativiteit en flow in werk los kan maken. Wij hebben deze dynamiek online enigszins nagebootst en werken met ‘sprint hangouts’. Dat zijn Google hangouts waarin je (muted) incheckt wanneer je aan een bepaalde casus werkt.

Op deze manier zit je samen met collega’s in dezelfde hangout aan eenzelfde case te werken en focus je op deze manier de energie. Als je tussendoor een vraagje hebt aan de ander dan activeer je je microfoon om je vraag te stellen en daarna werk je weer geconcentreerd verder. Op die manier creëren we toch nog een extra dimensie en weten we in co-creatie samen te werken op afstand.

Meer over JijOnline

Meer over Christiaan Slierendrecht en zijn bedrijf JijOnline weten? Bekijk hier zijn LinkedIn profiel of bekijk hier de website van JijOnline.

Alle maatregelen, nieuws, tips en initiatieven voor het MKB op 1 plek

Om niet alleen onze klanten, maar álle ondernemers in Nederland tijdens de coronacrisis te helpen hebben wij de afgelopen tijd met man en macht gewerkt aan dit platform.

Een platform met al het nieuws en de overheidsmaatregelen voor het MKB op 1 plek. Waar u al uw ondernemersvragen kwijt kunt. Waar u ervaringen, tips en initiatieven kunt delen en kosteloos deelneemt aan webinars om antwoord te krijgen op de vragen die u heeft tijdens de coronacrisis.

Bekijk het platform

Benieuwd wat wij voor u en uw medewerkers kunnen betekenen?

We helpen ondernemers om hun bedrijf toekomstbestendig te maken en het beste uit zichzelf, hun team en hun bedrijf te halen.

Dat doen we met:
Persoonlijke advies & coachingstrajecten
Deelname aan programma’s
Teamtrainingen voor uw medewerkers

In deze tijd kunnen we elkaar niet fysiek ontmoeten. Onze coachingsafspraken en bijeenkomsten vinden daarom plaats via Skype, Microsoft Teams of Zoom. Daarnaast staat onze telefoon roodgloeiend om klanten te helpen om de impact van het coronavirus te overzien en de juiste keuzes te maken.

Hulp nodig om de impact van het coronavirus te overzien en de juiste keuzes te maken?

Kunnen wij u persoonlijk helpen om de impact van het coronavirus te overzien en de juiste keuzes te maken? Neem dan contact op met één van onze adviseurs en wij bellen u terug.

Vul dit contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op of bel ons direct op telefoonnummer 030 – 237 07 00.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • Artikel delen

  • Share to inspire.

Als eerste onze nieuwe artikelen lezen?

Op de hoogte blijven

Deze website maakt gebruik van cookies om je een zo goed mogelijke gebruikerservaring te geven.
Ga hiermee akkoord door op accepteren te klikken.